Proces: dokumenty
Automatyzacja dokumentów i faktur: odczyt, sprawdzenie i zapis bez przepisywania
Automatyzacja dokumentów działa tak: dokument trafia do systemu (mailem, jako skan, PDF lub plik XML), system rozpoznaje, co to jest, odczytuje potrzebne dane, sprawdza je (np. czy zgadzają się sumy i numer NIP) i zapisuje w programie firmy. Obliczenia robi zwykły program, a nie AI, więc się nie mylą. Pracownik sprawdza tylko to, czego system nie jest pewny, zamiast przepisywać każdy dokument.
- Pierwszy efekt zwykle po 2-4 tygodniach
- Ważne decyzje zatwierdza człowiek
- Działa w programach, których już używacie
- Dane zostają w UE
Aktualizacja:
W skrócie
| Jakie dokumenty? | Faktury kosztowe, zamówienia, potwierdzenia, dokumenty przewozowe, umowy, protokoły, raporty. |
|---|---|
| W jakiej formie? | PDF, skany i zdjęcia, pliki XML i CSV, treść maili. |
| Kto sprawdza wynik? | Każdy dokument sprawdzają automatyczne reguły, a człowiek tylko wątpliwe pola. |
| Skąd wiadomo, że działa dobrze? | Przed startem testujemy system na 50-100 Waszych prawdziwych dokumentach. |
Dokumenty przed i po wdrożeniu
Dziś, ręcznie
- Dokumenty przychodzą różnymi drogami i czekają na przejrzenie
- Każde pole przepisywane ręcznie do programu
- Błędy w kwotach i numerach wychodzą przy zamknięciu miesiąca
- Duplikaty i brakujące dokumenty wyłapywane przypadkiem
- Archiwum w folderach, trudno cokolwiek znaleźć
Po wdrożeniu
- Jedno miejsce odbioru: skrzynka, link do przesyłania albo import
- System rozpoznaje dokument i odczytuje dane sam
- Reguły sprawdzają sumy, NIP, daty i duplikaty
- Człowiek zatwierdza tylko pola, których system nie jest pewny
- Zapis w programie i archiwum, w którym łatwo coś znaleźć
Jak to wygląda w praktyce
Jak jest dziś
- Ok. 600 dokumentów miesięcznie: faktury od przewoźników, zlecenia, potwierdzenia dostaw.
- Każdy dokument ktoś przepisuje do programu: ok. 6 minut.
- Zdarzają się podwójnie zaksięgowane faktury i pomyłki w kwotach.
Co robimy
- 1Testujemy odczyt na 100 prawdziwych dokumentach i mierzymy, ile pól system odczytuje poprawnie.
- 2Ustawiamy jedną skrzynkę, do której trafiają wszystkie dokumenty.
- 3System rozpoznaje dokument, odczytuje dane i sprawdza je z listą zleceń.
- 4Wątpliwe pola i możliwe duplikaty trafiają na listę do sprawdzenia.
- 5Zatwierdzone dane zapisują się w programie, a dokument w archiwum.
Co to daje
- Administracja sprawdza wątpliwe przypadki zamiast przepisywać wszystko.
- Duplikaty są wychwytywane, zanim trafią do księgowości.
- Każdy dokument da się znaleźć w kilka sekund.
Czas obsługi jednego dokumentu
Przed: ok. 6 min
Po wdrożeniu: ok. 1 min (średnio, z kontrolą wątpliwych)
Praca działu na dokumenty w miesiącu
Przed: ok. 60 godzin
Po wdrożeniu: ok. 10 godzin
To przykładowy scenariusz, który pokazuje typowy przebieg takiego wdrożenia. Liczby są przykładowym wyliczeniem, a nie wynikiem konkretnego klienta. Wynik w Twojej firmie mierzymy w pilotażu, porównując go z pomiarem „przed”.
Dokumenty, które obsługujemy najczęściej
Faktury kosztowe
Dane sprzedawcy, pozycje, kwoty, terminy płatności, kategorie kosztów.
Zamówienia i potwierdzenia
Pozycje, ilości, ceny i terminy, porównanie z ofertą.
Dokumenty przewozowe
WZ, listy przewozowe, potwierdzenia dostaw.
Umowy i aneksy
Strony, terminy, kwoty i najważniejsze warunki w skrócie.
Protokoły i raporty
Dane z protokołów odbioru, serwisu i kontroli jakości.
Tworzenie dokumentów
Umowy, protokoły i zestawienia z szablonów i danych.
KSeF i programy księgowe
Mamy gotowe elementy do pracy na plikach XML i PDF. Sposób pobierania danych z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) i połączenie z Waszym programem księgowym potwierdzamy na początku współpracy, zanim cokolwiek obiecamy.
Kalkulator kosztu procesu
Ile kosztuje Was ręczne przepisywanie dokumentów?
Ustaw suwaki pod swój proces. Liczymy wyłącznie czas pracy - bez kosztów błędów, opóźnień i utraconych klientów.
Wynik dla Twojego procesu
- Czas zespołu miesięcznie
- 48 h
- Koszt miesięcznie
- 2976 zł
- Koszt rocznie - tyle kosztuje ten proces
- 35 712 zł
To szacunek kosztu obecnego procesu, nie oferta. Koszt i zwrot z wdrożenia liczymy po rozmowie, na Twoich liczbach, zanim cokolwiek zbudujemy.
FAQ
Najczęstsze pytania
Nie ma tu Twojego pytania? Napisz, odpowiemy konkretnie na Twój przypadek.
Zadaj pytanieJak dokładnie AI odczytuje dokumenty?
To zależy od jakości i różnorodności dokumentów, dlatego nie podajemy jednej liczby z góry. Przed startem sprawdzamy to na 50-100 Waszych prawdziwych dokumentach. Pola, których system nie jest pewny, zawsze trafiają do człowieka, więc wątpliwości nie przechodzą dalej.
Co z dokumentami pisanymi ręcznie albo słabymi skanami?
Nowoczesna AI radzi sobie z wieloma skanami i zdjęciami, ale przy nieczytelnych dokumentach jest mniej dokładna. Takie przypadki system oznacza do sprawdzenia. W pilotażu mierzymy, ile ich jest, i decydujemy, czy warto je automatyzować.
Czy dokumenty firmy trafią do uczenia AI?
Nie. Korzystamy z usług, w których dane klientów nie są używane do uczenia modeli, i domyślnie przetwarzamy je w UE. Dokumenty przechowujemy tak długo, jak ustalimy, a dostęp mają tylko uprawnione osoby.
Czy system obsłuży dokumenty w obcych językach?
Tak. AI rozumie dokumenty w wielu językach, w tym angielskim i niemieckim, i zapisuje dane w jednym, polskim wzorze. Dokładność dla dokumentów zagranicznych sprawdzamy osobno na próbce.
Czy dane mojej firmy są bezpieczne?
Tak. Zanim zaczniemy, podpisujemy umowę o przetwarzaniu danych (tzw. umowę powierzenia, której wymaga RODO). Dane domyślnie zostają w Unii Europejskiej, nie są używane do uczenia modeli AI, a dostęp mają tylko wyznaczone osoby. Każde działanie systemu jest zapisywane, a automatyzację można wyłączyć w każdej chwili.
Kontakt
Wyślij nam opis dokumentów, które przepisujecie
Powiemy, jaką część da się odczytywać automatycznie i ile czasu to odda Waszemu zespołowi.
- 1Czytamy zgłoszenie i odpowiadamy z pytaniami doprecyzowującymi.
- 2Umawiamy 20 minut rozmowy (bezpłatnie) i oceniamy, czy AI ma tu sens.
- 3Jeśli ma: proponujemy mapę procesów albo od razu próbne uruchomienie (pilotaż).