Proces: wiedza firmy
Asystent wiedzy firmy: AI, która zna Wasze dokumenty
Asystent wiedzy firmy (często nazywany bazą wiedzy AI albo RAG) to czat, który odpowiada pracownikom na pytania na podstawie dokumentów Waszej firmy: procedur, instrukcji, cenników, umów, dokumentacji technicznej. W odróżnieniu od zwykłego ChatGPT nie zgaduje, tylko szuka odpowiedzi w Waszych plikach i pokazuje, z którego dokumentu ją wziął. Nowy pracownik nie musi co chwilę pytać kolegów.
- Pierwszy efekt zwykle po 2-4 tygodniach
- Ważne decyzje zatwierdza człowiek
- Działa w programach, których już używacie
- Dane zostają w UE
Aktualizacja:
W skrócie
| Co to jest? | Czat, który odpowiada na pytania na podstawie dokumentów firmy i podaje źródło odpowiedzi. |
|---|---|
| Na jakich dokumentach? | Procedury, instrukcje, cenniki, umowy, dokumentacja techniczna, historia zgłoszeń, maile z ustaleniami. |
| Kto ma dostęp? | Tylko uprawnione osoby i tylko do dokumentów, które mogą widzieć. |
| Dla kogo? | Dla firm, w których wiedza jest w głowach kilku osób i w setkach plików, a nowi pracownicy długo się wdrażają. |
Do czego firmy używają asystenta wiedzy
Wdrażanie nowych pracowników
Nowa osoba pyta asystenta, a nie kolegów, i dostaje odpowiedź z linkiem do procedury.
Wiedza techniczna
Technik czy serwisant szybko znajduje instrukcję, parametr albo rozwiązanie podobnej usterki.
Umowy i warunki
Kto ma jakie warunki, terminy i rabaty, bez przekopywania folderów.
Wsparcie obsługi klienta
Konsultant dostaje odpowiedź na pytanie klienta w kilka sekund, ze źródłem.
WięcejCenniki i oferta
Aktualne ceny, parametry produktów i zasady sprzedaży w jednym miejscu.
Procedury i zgodność
Jak postąpić w danej sytuacji według zasad firmy.
Jak to wygląda w praktyce
Jak jest dziś
- Technicy dzwonią do 2 najbardziej doświadczonych kolegów po kilka razy dziennie.
- Znalezienie właściwej instrukcji w folderach zajmuje kilkanaście minut.
- Nowy technik przez pierwsze miesiące jest mało samodzielny.
Co robimy
- 1Zbieramy dokumentację: instrukcje, karty urządzeń, procedury, opisy rozwiązanych zgłoszeń.
- 2Porządkujemy ją i ustalamy, kto ma dostęp do czego.
- 3Budujemy asystenta, który odpowiada na pytania i zawsze podaje źródło.
- 4Testujemy go na 100 prawdziwych pytaniach techników i poprawiamy słabe miejsca.
- 5Udostępniamy go na telefonie, więc działa też w terenie.
Co to daje
- Technik ma odpowiedź w kilkanaście sekund, razem z linkiem do instrukcji.
- Doświadczeni pracownicy nie są odrywani od pracy kilka razy dziennie.
- Nowy technik szybciej staje się samodzielny.
Czas znalezienia informacji
Przed: ok. 15 min
Po wdrożeniu: ok. 1 min
Telefony do ekspertów dziennie
Przed: kilkanaście
Po wdrożeniu: kilka trudnych przypadków
To przykładowy scenariusz, który pokazuje typowy przebieg takiego wdrożenia. Liczby są przykładowym wyliczeniem, a nie wynikiem konkretnego klienta. Wynik w Twojej firmie mierzymy w pilotażu, porównując go z pomiarem „przed”.
Jak budujemy asystenta wiedzy
- 1
Zbieramy i porządkujemy dokumenty
Wybieramy aktualne wersje, usuwamy duplikaty i przestarzałe pliki.
- 2
Ustalamy dostęp
Kto może zadawać pytania o które dokumenty, żeby poufne informacje nie wyciekły.
- 3
Uczymy asystenta szukać, a nie zgadywać
Asystent odpowiada tylko na podstawie Waszych dokumentów i podaje źródło.
- 4
Testujemy na prawdziwych pytaniach
Zestaw pytań od pracowników pokazuje, gdzie odpowiedzi są dobre, a gdzie trzeba poprawić.
- 5
Pilnujemy aktualności
Nowe dokumenty trafiają do asystenta automatycznie, a stare są wycofywane.
FAQ
Najczęstsze pytania
Nie ma tu Twojego pytania? Napisz, odpowiemy konkretnie na Twój przypadek.
Zadaj pytanieCzym to się różni od ChatGPT?
ChatGPT odpowiada z ogólnej wiedzy i czasem zgaduje. Asystent wiedzy firmy odpowiada tylko na podstawie Waszych dokumentów i pokazuje, skąd wziął odpowiedź, więc łatwo ją sprawdzić. Dokumenty firmy nie trafiają przy tym do uczenia ogólnodostępnych modeli.
Co jeśli w dokumentach nie ma odpowiedzi?
Asystent mówi wprost, że nie znalazł odpowiedzi, zamiast zmyślać. Takie pytania zbieramy, bo pokazują, jakiej wiedzy brakuje w dokumentacji firmy.
Czy asystent może działać dla klientów, a nie tylko pracowników?
Tak, ale wtedy korzysta tylko z dokumentów przeznaczonych dla klientów, np. instrukcji obsługi, regulaminu i FAQ. Dostęp do dokumentów wewnętrznych jest wtedy całkowicie zablokowany.
Czy dane mojej firmy są bezpieczne?
Tak. Zanim zaczniemy, podpisujemy umowę o przetwarzaniu danych (tzw. umowę powierzenia, której wymaga RODO). Dane domyślnie zostają w Unii Europejskiej, nie są używane do uczenia modeli AI, a dostęp mają tylko wyznaczone osoby. Każde działanie systemu jest zapisywane, a automatyzację można wyłączyć w każdej chwili.
Powiązane
Kontakt
Gdzie w Waszej firmie ginie wiedza?
Opisz, jakie dokumenty macie i kto szuka w nich odpowiedzi. Powiemy, jak mógłby działać asystent.
- 1Czytamy zgłoszenie i odpowiadamy z pytaniami doprecyzowującymi.
- 2Umawiamy 20 minut rozmowy (bezpłatnie) i oceniamy, czy AI ma tu sens.
- 3Jeśli ma: proponujemy mapę procesów albo od razu próbne uruchomienie (pilotaż).