Usługa
Automatyzacja procesów AI: maile, dokumenty, dane i raporty bez przepisywania
Automatyzacja z AI to połączenie dwóch rzeczy: zwykłej automatyzacji (programy same przekazują sobie dane) i sztucznej inteligencji, która rozumie treść maila czy dokumentu. Dzięki temu komputer może przejąć także pracę, której nie da się opisać prostą regułą: przeczytać zapytanie, rozpoznać fakturę albo przygotować odpowiedź. Człowiek sprawdza tylko nietypowe przypadki i ważne decyzje.
- Pierwszy efekt zwykle po 2-4 tygodniach
- Ważne decyzje zatwierdza człowiek
- Działa w programach, których już używacie
- Dane zostają w UE
Aktualizacja:
W skrócie
| Co automatyzujemy? | Obsługę skrzynek pocztowych, dokumenty i faktury, przepisywanie danych między programami, zamówienia, raporty i treści. |
|---|---|
| Czym to się różni od zwykłej automatyzacji? | Zwykła automatyzacja działa tylko na uporządkowanych danych. AI rozumie treść maila czy PDF-a, więc radzi sobie z różnymi formatami. |
| Od czego zaczynamy? | Od jednej czynności, która powtarza się często, i pomiaru, ile czasu zabiera dziś. |
| Co jeśli system się pomyli? | Każdy wynik jest sprawdzany regułami, a wątpliwe przypadki trafiają do pracownika. |
Po czym poznać pracę, którą warto zautomatyzować
Te same kroki, dziesiątki razy w miesiącu
Ktoś kopiuje dane z maila do programu, z programu do Excela, z Excela do raportu.
Dane przychodzą w różnej formie
PDF-y, zdjęcia, załączniki w Excelu, treść maila. Każdy trzeba przeczytać, zanim coś się z nim zrobi.
Praca czeka na jedną osobę
Sprawa stoi, gdy osoba, która ją zna, jest na urlopie albo zajęta czymś pilniejszym.
Błędy wychodzą za późno
Pomyłka w kwocie czy numerze produktu wychodzi dopiero u klienta albo przy zamknięciu miesiąca.
Raporty składane ręcznie
Co tydzień ktoś zbiera liczby z kilku programów i skleja je w arkuszu.
Firma rośnie szybciej niż zespół
Więcej zamówień oznacza kolejną osobę do przepisywania, zamiast sprawniejszej pracy.
Jak to wygląda w praktyce
Jak jest dziś
- Ok. 300 zgłoszeń serwisowych miesięcznie przychodzi mailem, każde w innej formie.
- Pracownik biura czyta zgłoszenie i przepisuje je do systemu zleceń: ok. 6 minut na jedno.
- W piątek kierownik przez 3 godziny składa z Excela raport tygodniowy dla zarządu.
- Pilne zgłoszenia giną między zwykłymi, bo wszystkie wyglądają tak samo.
Co robimy
- 1System czyta każdego maila i rozpoznaje, czy to nowe zgłoszenie, pytanie o termin, czy reklamacja.
- 2Z treści wyciąga dane klienta, adres, urządzenie i opis usterki, a potem zakłada zlecenie w systemie.
- 3Pola, których nie jest pewny, zaznacza pracownikowi do sprawdzenia.
- 4Pilne sprawy (np. awaria u dużego klienta) od razu trafiają do kierownika.
- 5Raport tygodniowy tworzy się sam w piątek o 7:00, z komentarzem, co się zmieniło.
Co to daje
- Pracownik biura sprawdza zlecenia zamiast je przepisywać.
- Pilne sprawy są widoczne od razu, a nie po kilku godzinach.
- Kierownik odzyskuje piątkowe popołudnie.
- Dane w systemie są pełniejsze, bo nikt nie pomija pól w pośpiechu.
Czas przepisania jednego zgłoszenia
Przed: ok. 6 min
Po wdrożeniu: ok. 1 min (sprawdzenie)
Praca biura na zgłoszenia w miesiącu
Przed: ok. 30 godzin
Po wdrożeniu: ok. 5 godzin
Raport tygodniowy
Przed: 3 godziny pracy kierownika
Po wdrożeniu: 15 minut na przeczytanie
To przykładowy scenariusz, który pokazuje typowy przebieg takiego wdrożenia. Liczby są przykładowym wyliczeniem, a nie wynikiem konkretnego klienta. Wynik w Twojej firmie mierzymy w pilotażu, porównując go z pomiarem „przed”.
Automatyzacja z AI, roboty programowe i zwykłe połączenia programów
Każde podejście ma swoje miejsce. W projektach często łączymy wszystkie trzy.
| Podejście | Dobre do | Słabe strony | Kiedy stosujemy |
|---|---|---|---|
| Połączenie programów (API) | Przenoszenia uporządkowanych danych między programami | Nie rozumie treści maila ani dokumentu | Zawsze, gdy program na to pozwala |
| Robot programowy (RPA) | Starych programów, które nie mają połączeń | Psuje się, gdy zmieni się wygląd ekranu | Tylko gdy nie ma innej drogi |
| Automatyzacja z AI | Tekstu, dokumentów, różnych formatów, rozpoznawania spraw | Wymaga sprawdzania wyników i kontroli człowieka | Gdy dane są nieuporządkowane albo trzeba je zrozumieć |
Co automatyzujemy najczęściej
Skrzynki pocztowe
Rozpoznanie sprawy, odczyt danych, gotowa odpowiedź, przekazanie do właściwej osoby.
WięcejDokumenty i faktury
Odczyt, sprawdzenie i zapis w programie, porządne archiwum.
WięcejDane między programami
Program sprzedażowy, magazyn, sklep i arkusze mają te same dane bez przeklejania.
Zamówienia
Zamówienie z maila albo pliku zamienione w dokument w programie, ze sprawdzeniem pozycji.
Raporty i alarmy
Raporty z kilku programów tworzone same, z komentarzem i ostrzeżeniami.
WięcejTreści i opisy
Opisy produktów, tłumaczenia i materiały marketingowe ze sprawdzeniem jakości.
Kalkulator kosztu procesu
Ile kosztuje Cię „przepisanie danych z maila do programu”, gdy robi to człowiek?
Ustaw suwaki pod swój proces. Liczymy wyłącznie czas pracy - bez kosztów błędów, opóźnień i utraconych klientów.
Wynik dla Twojego procesu
- Czas zespołu miesięcznie
- 30 h
- Koszt miesięcznie
- 1860 zł
- Koszt rocznie - tyle kosztuje ten proces
- 22 320 zł
To szacunek kosztu obecnego procesu, nie oferta. Koszt i zwrot z wdrożenia liczymy po rozmowie, na Twoich liczbach, zanim cokolwiek zbudujemy.
Programy, z którymi łączymy automatyzacje
Pracujemy na tym, czego firma już używa. Poniżej przykłady, a sposób połączenia z Waszym programem potwierdzamy na początku współpracy.
- Gmail i Google Workspace
- Microsoft 365 i Outlook
- Comarch ERP
- InsERT Subiekt i nexo
- Symfonia
- enova365
- SAP Business One
- Pipedrive
- HubSpot
- BaseLinker
- WooCommerce
- Shoper
- Excel i Arkusze Google
- pliki CSV, XML i PDF
FAQ
Najczęstsze pytania
Nie ma tu Twojego pytania? Napisz, odpowiemy konkretnie na Twój przypadek.
Zadaj pytanieCzy potrzebujemy działu IT, żeby to wdrożyć?
Nie. Potrzebujemy osoby, która zna daną pracę, kilkudziesięciu prawdziwych przykładów i dostępu testowego do programów. Połączenia, testy i instrukcje przygotowujemy my, a zespół szkolimy z nowego sposobu pracy.
Co jeśli nasz program nie ma możliwości połączenia (API)?
Wtedy szukamy innej drogi: eksportu i importu plików, skrzynki pocztowej albo bezpośrednio bazy danych. W ostateczności robot może klikać w programie tak jak człowiek. Wybieramy rozwiązanie, które będzie stabilne, a ryzyka opisujemy przed startem.
Jak szybko widać efekt?
Pierwszy efekt daje pilotaż jednego procesu po 2-4 tygodniach. Porównujemy go z pomiarem zrobionym przed startem: ile czasu zajmuje jedna sprawa, ile jest błędów i jak szybko klient dostaje odpowiedź.
Czy automatyzacja z AI jest droga w utrzymaniu?
Koszt samych narzędzi AI to zwykle grosze lub kilkadziesiąt groszy za jedną sprawę, czyli ułamek kosztu pracy człowieka. Do tego dochodzi serwer i opieka. Wszystkie te koszty pokazujemy w przeliczeniu na jedną sprawę, żeby było widać, co się opłaca.
Czy dane mojej firmy są bezpieczne?
Tak. Zanim zaczniemy, podpisujemy umowę o przetwarzaniu danych (tzw. umowę powierzenia, której wymaga RODO). Dane domyślnie zostają w Unii Europejskiej, nie są używane do uczenia modeli AI, a dostęp mają tylko wyznaczone osoby. Każde działanie systemu jest zapisywane, a automatyzację można wyłączyć w każdej chwili.
Powiązane
Agenci AI dla firm
Agent ofertowy, agent skrzynki i CRM, agent dokumentów, asystent wiedzy. W granicach, które ustalasz.
ZobaczProcesy
Oferty, dokumenty, obsługa klienta, maile i CRM, sprzedaż, wiedza, telefony, raporty.
ZobaczKalkulator oszczędności
Policz koszt ręcznego procesu w 30 sekund.
ZobaczUczciwie o AI
Kiedy automatyzacja AI się nie opłaca: 7 sytuacji
Siedem sytuacji, w których lepiej nie wdrażać AI, i co zrobić zamiast tego.
Aktualizacja:
Kontakt
Pokaż nam jedną czynność, która zabiera Wam najwięcej czasu
Powiemy, czy da się ją zautomatyzować, ile to może dać i od czego zacząć.
- 1Czytamy zgłoszenie i odpowiadamy z pytaniami doprecyzowującymi.
- 2Umawiamy 20 minut rozmowy (bezpłatnie) i oceniamy, czy AI ma tu sens.
- 3Jeśli ma: proponujemy mapę procesów albo od razu próbne uruchomienie (pilotaż).