AI dla biur rachunkowych
AI dla biur rachunkowych: dokumenty, braki i komunikacja z klientami
W biurze rachunkowym AI odciąża przede wszystkim pracę wokół księgowania: pilnowanie, czy klient przysłał wszystkie dokumenty przed końcem miesiąca, przypominanie o brakach, rozpoznawanie i wstępny opis dokumentów, odpowiedzi na powtarzające się pytania klientów oraz przygotowanie zestawień. Księgowy zatwierdza wynik i ma więcej czasu na sprawy, które wymagają jego wiedzy.
- Pierwszy efekt zwykle po 2-4 tygodniach
- Ważne decyzje zatwierdza człowiek
- Działa w programach, których już używacie
- Dane zostają w UE
Aktualizacja:
W skrócie
| Co przejmuje AI? | Pilnowanie kompletu dokumentów, przypomnienia dla klientów, rozpoznawanie i wstępny opis dokumentów, projekty odpowiedzi, zestawienia. |
|---|---|
| Czy AI księguje? | Nie. Przygotowuje dane i propozycje, a decyzje księgowe podejmuje księgowy. |
| Co z KSeF? | Faktury z Krajowego Systemu e-Faktur mają uporządkowaną formę, więc świetnie nadają się do automatyzacji. Połączenie z KSeF i Waszym programem potwierdzamy na początku. |
| Od czego zacząć? | Zwykle od pilnowania kompletu dokumentów i przypomnień, bo to najbardziej czasochłonna część zamknięcia miesiąca. |
Znasz te sytuacje?
Pogoń za dokumentami
Koniec miesiąca to telefony i maile do klientów z prośbą o brakujące faktury i wyciągi.
Dokumenty z wielu stron
Mail, zdjęcie z telefonu, folder w chmurze, papier. Każdy klient przysyła inaczej.
Ręczny opis dokumentów
Dokumenty spoza KSeF (paragony, umowy, faktury zagraniczne) opisywane pozycja po pozycji.
Te same pytania klientów
„Ile podatku zapłacę?”, „co mam dosłać?”, „kiedy termin?”, co miesiąc od nowa.
Sezonowe szczyty
Zamknięcia miesiąca, roku i deklaracje spiętrzają pracę, a nowych księgowych trudno znaleźć.
Ustalenia rozproszone
Ustalenia z klientem zapisane w mailach i notatkach różnych osób.
Co może przejąć AI w biurze rachunkowym
Komplet dokumentów i przypomnienia
System wie, czego brakuje u każdego klienta, i uprzejmie o to przypomina.
Rozpoznawanie i opis dokumentów
Rodzaj dokumentu, dane z niego i propozycja opisu do zatwierdzenia.
WięcejOdpowiedzi dla klientów
Projekty odpowiedzi na powtarzające się pytania, na podstawie danych klienta.
WięcejZestawienia i raporty
Zestawienia dla klientów przygotowane z danych, z krótkim komentarzem.
Porządek w skrzynce biura
Maile przypisane do klienta i sprawy, z zaplanowanym kolejnym krokiem.
WięcejWdrożenie nowego klienta
Lista dokumentów i danych do zebrania, pilnowana przez system.
Krok po kroku: zamknięcie miesiąca bez pogoni za dokumentami
- 01
Kalendarz klienta
System zna terminy i zwykły zestaw dokumentów każdego klienta.
- 02
Sprawdzenie braków
Porównanie z poprzednimi miesiącami, wyciągami i fakturami z KSeF.
- 03
Przypomnienia
Uprzejme wiadomości z konkretną listą tego, czego brakuje.
- 04
Odbiór dokumentów
Z maila albo przez prosty link, z rozpoznaniem rodzaju dokumentu.
- 05
Odczyt i propozycja opisu
Dane z dokumentu i propozycja kategorii.
- 06
Księgowy zatwierdza
Księgowy sprawdza propozycje i decyduje.
- 07
Przekazanie do programu
Dane trafiają do programu księgowego, a status klienta widać w panelu.
Jak to wygląda w praktyce
Jak jest dziś
- Od 1 do 10 dnia miesiąca księgowe dzwonią i piszą do klientów o brakujące dokumenty.
- Każda księgowa wysyła kilkadziesiąt przypomnień miesięcznie, każde po kilka minut.
- Paragony, umowy i faktury zagraniczne opisywane są ręcznie.
- Klienci co miesiąc pytają o to samo: kwoty podatku, terminy, co dosłać.
Co robimy
- 1System porównuje dokumenty każdego klienta z poprzednimi miesiącami i wyciągami.
- 2Klient dostaje uprzejmą wiadomość z konkretną listą braków, a potem przypomnienie.
- 3Przysłane dokumenty są rozpoznawane i wstępnie opisane do zatwierdzenia.
- 4Na powtarzające się pytania system przygotowuje projekt odpowiedzi dla księgowej.
- 5Biuro widzi w panelu, którzy klienci mają komplet, a na kogo trzeba czekać.
Co to daje
- Księgowe przestają ręcznie gonić klientów o dokumenty.
- Komplet dokumentów jest wcześniej, więc zamknięcie miesiąca jest spokojniejsze.
- Biuro może przyjąć więcej klientów bez zatrudniania kolejnej osoby.
Ręczne przypomnienia w miesiącu
Przed: ok. 250
Po wdrożeniu: kilkanaście trudnych przypadków
Czas biura na pogoń za dokumentami
Przed: ok. 20 godzin miesięcznie
Po wdrożeniu: ok. 3 godziny
To przykładowy scenariusz, który pokazuje typowy przebieg takiego wdrożenia. Liczby są przykładowym wyliczeniem, a nie wynikiem konkretnego klienta. Wynik w Twojej firmie mierzymy w pilotażu, porównując go z pomiarem „przed”.
Kalkulator kosztu procesu
Ile kosztuje Was ręczna obsługa dokumentów?
Ustaw suwaki pod swój proces. Liczymy wyłącznie czas pracy - bez kosztów błędów, opóźnień i utraconych klientów.
Wynik dla Twojego procesu
- Czas zespołu miesięcznie
- 60 h
- Koszt miesięcznie
- 3600 zł
- Koszt rocznie - tyle kosztuje ten proces
- 43 200 zł
To szacunek kosztu obecnego procesu, nie oferta. Koszt i zwrot z wdrożenia liczymy po rozmowie, na Twoich liczbach, zanim cokolwiek zbudujemy.
Programy, z którymi pracujemy w biurach rachunkowych
Przykłady. Sposób połączenia potwierdzamy na początku współpracy.
- Comarch ERP Optima
- Symfonia
- enova365
- InsERT Rachmistrz i Rewizor
- wFirma
- KSeF
- Saldeo
- Gmail i Outlook
- Dysk Google i OneDrive
- Excel
Po czym poznamy, że to działa
Dni do kompletu dokumentów
Jak szybko po końcu miesiąca biuro ma wszystko od klienta.
Ręczne przypomnienia
Ile telefonów i maili do klientów odpada.
Minuty na dokument
Czas obsługi jednego dokumentu ze sprawdzeniem przez księgową.
Opisy bez poprawek
Ile propozycji księgowa zatwierdza bez zmian.
Czas odpowiedzi klientowi
Jak szybko klient dostaje odpowiedź na pytanie.
Klienci na księgową
Ilu klientów obsługuje jedna osoba bez nadgodzin.
Bezpieczeństwo i kontrola
Automatyzacja, nad którą zachowujesz kontrolę
Wy decydujecie, co robi system, widzicie każde jego działanie, a dane są bezpieczne. To podstawa każdego naszego wdrożenia.
Dane pod kontrolą
Jasne zasady, gdzie są dane firmy i kto ma do nich dostęp.
Uprawnienia
Każdy widzi i robi dokładnie tyle, ile powinien.
Historia działań
Każde działanie i każda decyzja systemu są zapisane.
Zatwierdza człowiek
Ważne decyzje zawsze należą do pracownika.
Wyłącznik
System można zatrzymać w każdej chwili.
Kopie i plan awaryjny
Praca firmy nie stanie, nawet gdy coś pójdzie nie tak.
FAQ
Pytania biur rachunkowych
Nie ma tu Twojego pytania? Napisz, odpowiemy konkretnie na Twój przypadek.
Zadaj pytanieCzy AI zastąpi księgowego?
Nie. AI przejmuje pracę wokół księgowania: zbieranie dokumentów, przypomnienia, odczyt danych i propozycje opisu. Decyzje księgowe i podatkowe oraz odpowiedzialność za nie zostają przy księgowym, który ma więcej czasu na doradztwo i trudne sprawy.
Czy to działa z KSeF?
Faktury z Krajowego Systemu e-Faktur mają uporządkowaną formę, więc są bardzo dobrym źródłem danych, np. do sprawdzania kompletu dokumentów. Sposób pobierania danych z KSeF i połączenie z Waszym programem księgowym potwierdzamy na początku, zanim cokolwiek obiecamy.
Co z tajemnicą i danymi klientów biura?
Podpisujemy z biurem umowę dalszego powierzenia danych z jasnym zakresem. Dane zostają domyślnie w UE, nie są używane do uczenia modeli AI, a dostęp mają tylko uprawnione osoby. Każde działanie systemu jest zapisane.
Czy klienci biura muszą instalować nową aplikację?
Nie muszą. Klienci mogą dalej przysyłać dokumenty mailem albo przez prosty link. Zmienia się praca biura, a nie przyzwyczajenia klientów, co zwykle decyduje o powodzeniu wdrożenia.
Czy dane mojej firmy są bezpieczne?
Tak. Zanim zaczniemy, podpisujemy umowę o przetwarzaniu danych (tzw. umowę powierzenia, której wymaga RODO). Dane domyślnie zostają w Unii Europejskiej, nie są używane do uczenia modeli AI, a dostęp mają tylko wyznaczone osoby. Każde działanie systemu jest zapisywane, a automatyzację można wyłączyć w każdej chwili.
Powiązane
Automatyzacja dokumentów i faktur
Odczyt, sprawdzenie i zapis dokumentów. Człowiek sprawdza tylko wątpliwe miejsca.
ZobaczAI w obsłudze klienta
Odpowiedzi na podstawie danych firmy i przekazanie trudnych spraw z podsumowaniem.
ZobaczBezpieczeństwo danych i AI Act
Umowa powierzenia, UE, logi, akceptacje, AI Act.
ZobaczKontakt
Zobaczmy, ile godzin zabiera Wam pogoń za dokumentami
W 20 minut ocenimy, które części zamknięcia miesiąca da się przejąć i od czego zacząć.
- 1Czytamy zgłoszenie i odpowiadamy z pytaniami doprecyzowującymi.
- 2Umawiamy 20 minut rozmowy (bezpłatnie) i oceniamy, czy AI ma tu sens.
- 3Jeśli ma: proponujemy mapę procesów albo od razu próbne uruchomienie (pilotaż).