AI dla hurtowni i dystrybutorów
AI dla hurtowni i dystrybutorów: zapytania, oferty i zamówienia bez przepisywania
W hurtowni najwięcej czasu zabierają zapytania ofertowe, zamówienia przysyłane mailem w różnej formie, sprawdzanie cen i stanów oraz odpowiedzi na pytania „kiedy dostawa?”. AI może przeczytać zapytanie lub zamówienie, dopasować pozycje do Waszej kartoteki, sprawdzić ceny i stany w programie (np. Subiekcie czy Comarchu), przygotować ofertę lub dokument i dać handlowcowi do zatwierdzenia.
- Pierwszy efekt zwykle po 2-4 tygodniach
- Ważne decyzje zatwierdza człowiek
- Działa w programach, których już używacie
- Dane zostają w UE
Aktualizacja:
W skrócie
| Co przejmuje AI? | Czytanie zapytań i zamówień, dopasowanie pozycji do kartoteki, sprawdzenie cen i stanów, przygotowanie oferty lub dokumentu, przypomnienia. |
|---|---|
| Z jakimi programami? | Z programem sprzedażowo-magazynowym (np. Comarch, Subiekt, Symfonia, enova365, SAP Business One), pocztą i plikami Excel lub PDF. |
| Kto zatwierdza? | Handlowiec. Pozycje, których system nie jest pewny, są podświetlone do sprawdzenia. |
| Od czego zacząć? | Od 20-50 prawdziwych zapytań lub zamówień z ostatniego miesiąca. |
Znasz te sytuacje?
Zamówienia w każdej możliwej formie
Treść maila, PDF, zdjęcie kartki, arkusz Excel. Każde trzeba przeczytać i przepisać.
Ceny i stany w kilku miejscach
Handlowiec sprawdza cennik, rabaty klienta i stany magazynowe, zanim cokolwiek odpowie.
Przepisywanie do programu
Pozycje wpisywane ręcznie, z ryzykiem pomyłki w numerze produktu albo ilości.
Klienci dzwonią o status
Pytania „kiedy dostawa?” i „czy jest na stanie?” zabierają czas działu handlowego.
Oferta po kilku godzinach
Klient, który czeka zbyt długo, kupuje u konkurencji, która odpowiedziała szybciej.
Oferty bez przypomnienia
Wysłane oferty zostają bez odpowiedzi, bo nikt nie ma czasu do nich wrócić.
Co może przejąć AI w hurtowni
Oferty
Od zapytania do oferty z cenami i rabatami klienta, gotowej do zatwierdzenia.
WięcejZamówienia z maila do programu
Odczyt pozycji, dopasowanie do kartoteki (także zamienników i nazw klienta), dokument w programie.
Pytania o status i dostępność
Odpowiedzi o terminach i stanach na podstawie danych z programu i przewoźników.
WięcejPrzypomnienia o ofertach
Przypomnienia, które wnoszą coś nowego, i lista ofert czekających na decyzję.
WięcejKartoteka i opisy produktów
Porządkowanie nazw, parametrów i opisów z plików od dostawców.
Raporty sprzedaży
Sprzedaż, marża i aktywność handlowców z kilku programów, bez sklejania arkuszy.
WięcejKrok po kroku: zamówienie z maila do programu
Tak wygląda jedna z czynności, którą hurtownie oddają AI najczęściej.
- 01
Przychodzi zamówienie
W treści maila, w PDF albo w Excelu, w formacie klienta.
- 02
System odczytuje pozycje
Produkty, ilości, terminy i adres dostawy.
- 03
Dopasowanie do kartoteki
Także nazwy klienta, skróty i zamienniki. Niepewne pozycje są oznaczone.
- 04
Ceny i stany z programu
Rabaty klienta, dostępność, terminy realizacji.
- 05
Handlowiec zatwierdza
Sprawdza tylko podświetlone pozycje i klika „zatwierdź”.
- 06
Dokument w programie
Zamówienie trafia do systemu, klient dostaje potwierdzenie.
- 07
Lista poprawek
Co handlowiec poprawił i dlaczego, żeby system za każdym razem mylił się rzadziej.
Jak to wygląda w praktyce
Jak jest dziś
- Ok. 450 zamówień miesięcznie przychodzi mailem: w treści, w PDF i w Excelu.
- Każde zamówienie ktoś przepisuje do Subiekta, średnio 9 minut na zamówienie.
- Kilka razy w miesiącu zdarza się pomyłka w numerze produktu i reklamacja.
- Handlowcy nie mają czasu dzwonić do klientów w sprawie wysłanych ofert.
Co robimy
- 1Zbieramy 50 prawdziwych zamówień i sprawdzamy, jak dobrze system je odczytuje.
- 2System uczy się nazw, których używają klienci, na podstawie historii zamówień.
- 3Zamówienia trafiają do programu jako dokumenty do zatwierdzenia.
- 4Handlowiec sprawdza tylko pozycje zaznaczone jako niepewne.
- 5Po 3 tygodniach porównujemy czas i liczbę pomyłek z pomiarem „przed”.
Co to daje
- Dział zamówień sprawdza dokumenty zamiast je przepisywać.
- Mniej pomyłek, bo nikt nie przepisuje numerów produktów i ilości ręcznie.
- Odzyskany czas idzie na telefony do klientów w sprawie ofert.
Czas obsługi jednego zamówienia
Przed: ok. 9 min
Po wdrożeniu: ok. 2 min (sprawdzenie)
Praca działu zamówień w miesiącu
Przed: ok. 68 godzin
Po wdrożeniu: ok. 15 godzin
Odzyskany czas w miesiącu
Przed: -
Po wdrożeniu: ok. 53 godziny
To przykładowy scenariusz, który pokazuje typowy przebieg takiego wdrożenia. Liczby są przykładowym wyliczeniem, a nie wynikiem konkretnego klienta. Wynik w Twojej firmie mierzymy w pilotażu, porównując go z pomiarem „przed”.
Kalkulator kosztu procesu
Ile kosztuje Was ręczne przepisywanie zamówień?
Ustaw suwaki pod swój proces. Liczymy wyłącznie czas pracy - bez kosztów błędów, opóźnień i utraconych klientów.
Wynik dla Twojego procesu
- Czas zespołu miesięcznie
- 60 h
- Koszt miesięcznie
- 3300 zł
- Koszt rocznie - tyle kosztuje ten proces
- 39 600 zł
To szacunek kosztu obecnego procesu, nie oferta. Koszt i zwrot z wdrożenia liczymy po rozmowie, na Twoich liczbach, zanim cokolwiek zbudujemy.
Programy, z którymi pracujemy w hurtowniach
Przykłady. Sposób połączenia z Waszym programem potwierdzamy na początku współpracy.
- Comarch ERP Optima i XL
- InsERT Subiekt i nexo
- Symfonia
- enova365
- SAP Business One
- BaseLinker
- platformy B2B
- Excel i CSV
- Gmail
- Microsoft 365 i Outlook
Po czym poznamy, że to działa
Czas od zapytania do oferty
Jak szybko klient dostaje odpowiedź z ceną.
Minuty na zamówienie
Czas obsługi jednego zamówienia razem ze sprawdzeniem przez handlowca.
Pozycje dopasowane bez poprawek
Ile pozycji system rozpoznaje sam, bez ręcznej korekty.
Pomyłki w zamówieniach
Błędy w numerach produktów i ilościach przed i po wdrożeniu.
Przypomnienia na czas
Ile ofert dostało przypomnienie w ustalonym terminie.
Zamówienia na osobę
Ile zamówień obsługuje jedna osoba bez nadgodzin.
Bezpieczeństwo i kontrola
Automatyzacja, nad którą zachowujesz kontrolę
Wy decydujecie, co robi system, widzicie każde jego działanie, a dane są bezpieczne. To podstawa każdego naszego wdrożenia.
Dane pod kontrolą
Jasne zasady, gdzie są dane firmy i kto ma do nich dostęp.
Uprawnienia
Każdy widzi i robi dokładnie tyle, ile powinien.
Historia działań
Każde działanie i każda decyzja systemu są zapisane.
Zatwierdza człowiek
Ważne decyzje zawsze należą do pracownika.
Wyłącznik
System można zatrzymać w każdej chwili.
Kopie i plan awaryjny
Praca firmy nie stanie, nawet gdy coś pójdzie nie tak.
FAQ
Pytania hurtowni i dystrybutorów
Nie ma tu Twojego pytania? Napisz, odpowiemy konkretnie na Twój przypadek.
Zadaj pytanieCzy AI poradzi sobie z zamówieniami w różnej formie?
Tak, to jej największa przewaga nad zwykłą automatyzacją. System czyta treść maila, tabelę w PDF czy arkusz Excel i układa wszystko w jeden wzór. Zanim zaczniemy, sprawdzamy to na próbce Waszych prawdziwych zamówień.
Co jeśli klienci używają własnych nazw produktów?
System uczy się ich z historii zamówień i kartoteki: nazw klientów, skrótów i zamienników. Pozycje, których nie jest pewny, podświetla handlowcowi, a każda poprawka pomaga przy kolejnych zamówieniach.
Czy system sam wyśle ofertę lub potwierdzenie do klienta?
Na początku przygotowuje dokument do zatwierdzenia przez handlowca. Gdy widać, że działa dobrze, można pozwolić mu samodzielnie wysyłać proste przypadki, np. potwierdzenia zamówień, w których wszystkie pozycje są rozpoznane na pewno.
Z jakim programem się łączycie?
Z tym, który już macie. Zależnie od programu korzystamy z bezpośredniego połączenia (API), importu dokumentów albo wymiany plików. Sposób i jego ograniczenia potwierdzamy na początku, zanim zaczniemy pilotaż.
Czy dane mojej firmy są bezpieczne?
Tak. Zanim zaczniemy, podpisujemy umowę o przetwarzaniu danych (tzw. umowę powierzenia, której wymaga RODO). Dane domyślnie zostają w Unii Europejskiej, nie są używane do uczenia modeli AI, a dostęp mają tylko wyznaczone osoby. Każde działanie systemu jest zapisywane, a automatyzację można wyłączyć w każdej chwili.
Powiązane
Automatyzacja ofertowania
Od zapytania do oferty w szablonie firmy, z zatwierdzeniem handlowca i przypomnieniem.
ZobaczAutomatyzacja maili i CRM
Poczta uporządkowana, CRM aktualny, przypomnienia pilnowane, lista na każdy ranek.
ZobaczZwrot z inwestycji
Jak policzyć ROI z automatyzacji AI: wzór, przykład i pułapki
Wzór, przykład liczbowy, pomiar „przed” i najczęstsze błędy.
Aktualizacja:
Kontakt
Pokaż nam 20 zamówień lub zapytań z ostatniego miesiąca
Sprawdzimy, jaką część da się obsłużyć automatycznie i ile czasu odzyska dział handlowy. Rozmowa trwa 20 minut i jest bezpłatna.
- 1Czytamy zgłoszenie i odpowiadamy z pytaniami doprecyzowującymi.
- 2Umawiamy 20 minut rozmowy (bezpłatnie) i oceniamy, czy AI ma tu sens.
- 3Jeśli ma: proponujemy mapę procesów albo od razu próbne uruchomienie (pilotaż).