Proces: maile i CRM
Automatyzacja maili i CRM: każda wiadomość obsłużona, każdy klient z kolejnym krokiem
Automatyzacja poczty i CRM (programu do obsługi klientów) działa tak: system czyta przychodzące maile, rozpoznaje, czego dotyczą, wyciąga z nich dane (firma, osoba, produkt, termin), zakłada lub uzupełnia kartę klienta, przygotowuje odpowiedź i planuje kolejny krok z terminem. Nic nie ginie w skrzynce, a handlowiec rano dostaje listę, z kim trzeba się dziś skontaktować.
- Pierwszy efekt zwykle po 2-4 tygodniach
- Ważne decyzje zatwierdza człowiek
- Działa w programach, których już używacie
- Dane zostają w UE
Aktualizacja:
W skrócie
| Co przejmuje system? | Porządkowanie poczty, uzupełnianie CRM, projekty odpowiedzi, przypomnienia i poranną listę spraw. |
|---|---|
| Z jaką pocztą? | Gmail i Google Workspace, Microsoft 365 i Outlook, a także inne skrzynki firmowe. |
| Z jakim CRM? | Np. Pipedrive, HubSpot, Salesforce, Livespace. Brak CRM nie przeszkadza w starcie. |
| Czy system sam odpisuje? | Proste potwierdzenia tak, resztę przygotowuje do zatwierdzenia, dopóki nie ustalisz inaczej. |
Znasz te sytuacje?
Maile giną w skrzynce
Zapytanie przeczytane w telefonie, odłożone na później i zapomniane.
CRM nieaktualny
Dane klienta przepisywane ręcznie, więc zwykle z opóźnieniem albo wcale.
Przypomnienia zależą od pamięci
Oferty i obietnice „wrócę za miesiąc” bez przypomnienia.
Wszystko jest tak samo pilne
Zapytanie od dużego klienta czeka tak samo jak spam.
Ustalenia ze spotkań w głowie
Co ustalono na rozmowie, nie trafia ani do CRM, ani do zespołu.
Raport na kolanie
W poniedziałek nikt nie wie, ile jest w sprzedaży i co czeka na odpowiedź.
Krok po kroku: jak wygląda obsługa poczty po wdrożeniu
- 01
Przychodzi wiadomość
Mail, formularz albo zapis rozmowy telefonicznej.
- 02
Rozpoznanie
Zapytanie, zamówienie, reklamacja, faktura, sprawa wewnętrzna czy spam.
- 03
Dane i porządek
Firma, osoba, produkt, termin. Połączenie z istniejącą kartą klienta.
- 04
Karta w CRM i ocena
Szansa sprzedaży z wartością, źródłem i oceną pilności.
- 05
Projekt odpowiedzi
Odpowiedź z pytaniami, które posuwają sprawę do przodu.
- 06
Zatwierdzenie
Handlowiec zatwierdza lub poprawia. Proste potwierdzenia idą same.
- 07
Kolejny krok z terminem
Każdy kontakt ma osobę odpowiedzialną i datę kolejnego działania.
- 08
Lista na 8:00
Kto czeka na odpowiedź, która oferta wisi, jakie spotkania dziś.
Jak to wygląda w praktyce
Jak jest dziś
- Ok. 400 maili od klientów miesięcznie, każdy wpisywany do CRM ręcznie albo wcale.
- Po spotkaniach handlowcy nie robią notatek, więc ustalenia giną.
- Część zapytań dostaje odpowiedź po kilku dniach.
Co robimy
- 1System czyta maile i sam zakłada lub uzupełnia karty klientów w CRM.
- 2Każdej sprawie przypisuje osobę i termin kolejnego kroku.
- 3Z nagrania lub notatki głosowej po spotkaniu robi podsumowanie i listę zadań.
- 4Codziennie o 8:00 każdy handlowiec dostaje listę: do kogo zadzwonić, która oferta czeka.
Co to daje
- CRM jest aktualny bez ręcznego przepisywania.
- Żaden klient nie zostaje bez odpowiedzi dłużej niż ustalony czas.
- Kierownik widzi, co się dzieje w sprzedaży, bez pytania każdego po kolei.
Czas na wpisy do CRM w miesiącu
Przed: ok. 27 godzin (lub brak wpisów)
Po wdrożeniu: ok. 5 godzin (sprawdzanie)
Sprawy bez zaplanowanego kolejnego kroku
Przed: wiele
Po wdrożeniu: żadna
To przykładowy scenariusz, który pokazuje typowy przebieg takiego wdrożenia. Liczby są przykładowym wyliczeniem, a nie wynikiem konkretnego klienta. Wynik w Twojej firmie mierzymy w pilotażu, porównując go z pomiarem „przed”.
Zasady bezpiecznych przypomnień
System pilnuje kontaktów, ale nie zamienia się w maszynę do spamu.
- Pisze tylko do osób, które same skontaktowały się z firmą lub wyraziły zgodę
- Nie zmienia cen i nie składa obietnic bez zgody człowieka
- Szanuje prośbę o brak kontaktu i prowadzi listę osób, do których nie pisze
- Ma limit liczby wiadomości
- Każde przypomnienie wnosi coś nowego, zamiast „przypominam się”
- Wszystko jest zapisane: kto, kiedy, co i dlaczego
Kalkulator kosztu procesu
Ile kosztuje Was ręczne prowadzenie poczty i CRM?
Ustaw suwaki pod swój proces. Liczymy wyłącznie czas pracy - bez kosztów błędów, opóźnień i utraconych klientów.
Wynik dla Twojego procesu
- Czas zespołu miesięcznie
- 27 h
- Koszt miesięcznie
- 1653 zł
- Koszt rocznie - tyle kosztuje ten proces
- 19 840 zł
To szacunek kosztu obecnego procesu, nie oferta. Koszt i zwrot z wdrożenia liczymy po rozmowie, na Twoich liczbach, zanim cokolwiek zbudujemy.
FAQ
Najczęstsze pytania
Nie ma tu Twojego pytania? Napisz, odpowiemy konkretnie na Twój przypadek.
Zadaj pytanieCzy system sam odpisuje klientom?
Na początku sam wysyła tylko proste wiadomości, np. potwierdzenie otrzymania zapytania z pytaniami o szczegóły. Pozostałe odpowiedzi przygotowuje do zatwierdzenia. Zakres samodzielnych odpowiedzi poszerzamy stopniowo, gdy widać, że działa dobrze.
Czy automatyczne przypomnienia są zgodne z prawem?
Automatyzujemy kontakt z osobami, które same napisały do firmy lub wyraziły zgodę. Nie robimy masowych wysyłek do kupionych baz, bo polskie prawo (art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej) wymaga na to zgody. Konkretne wiadomości warto też pokazać prawnikowi.
Nie mamy CRM. Czy to problem?
Nie. Możemy zacząć od prostego rejestru klientów prowadzonego przez system, a CRM wdrożyć później. Ważne, żeby od pierwszego dnia każdy kontakt miał osobę odpowiedzialną i termin kolejnego kroku.
Czy system zrobi notatkę ze spotkania?
Tak. Z nagrania lub zapisu rozmowy system przygotowuje podsumowanie, listę ustaleń i zadań, uzupełnia CRM i proponuje wiadomość do klienta. Nagrywanie rozmów wymaga poinformowania rozmówców, o czym pamiętamy przy wdrożeniu.
Czy dane mojej firmy są bezpieczne?
Tak. Zanim zaczniemy, podpisujemy umowę o przetwarzaniu danych (tzw. umowę powierzenia, której wymaga RODO). Dane domyślnie zostają w Unii Europejskiej, nie są używane do uczenia modeli AI, a dostęp mają tylko wyznaczone osoby. Każde działanie systemu jest zapisywane, a automatyzację można wyłączyć w każdej chwili.
Powiązane
Automatyzacja ofertowania
Od zapytania do oferty w szablonie firmy, z zatwierdzeniem handlowca i przypomnieniem.
ZobaczAI w sprzedaży
Ocena zapytań, przygotowanie do rozmów, notatki, oferty i przypomnienia.
ZobaczAgenci AI dla firm
Agent ofertowy, agent skrzynki i CRM, agent dokumentów, asystent wiedzy. W granicach, które ustalasz.
ZobaczKontakt
Ile maili dziennie czeka w Waszej skrzynce?
Opisz, jak dziś obsługujecie pocztę i CRM. Powiemy, co da się przejąć i od czego zacząć.
- 1Czytamy zgłoszenie i odpowiadamy z pytaniami doprecyzowującymi.
- 2Umawiamy 20 minut rozmowy (bezpłatnie) i oceniamy, czy AI ma tu sens.
- 3Jeśli ma: proponujemy mapę procesów albo od razu próbne uruchomienie (pilotaż).