Proces: obsługa klienta
AI w obsłudze klienta: szybka odpowiedź, a trudne sprawy do człowieka
AI w obsłudze klienta odpowiada na powtarzające się pytania (gdzie jest zamówienie, jaki jest termin, jak zrobić zwrot) na podstawie danych firmy, rozpoznaje, czego dotyczy wiadomość i czy klient jest zdenerwowany, a sprawy nietypowe przekazuje właściwemu pracownikowi z gotowym podsumowaniem. Może odpowiadać na maile, rozmawiać na czacie na stronie albo podpowiadać odpowiedzi konsultantom.
- Pierwszy efekt zwykle po 2-4 tygodniach
- Ważne decyzje zatwierdza człowiek
- Działa w programach, których już używacie
- Dane zostają w UE
Aktualizacja:
W skrócie
| Gdzie działa? | Na mailach, formularzu, czacie na stronie, wiadomościach z Allegro i innych platform, także ze zdjęciami od klienta. |
|---|---|
| Skąd zna odpowiedzi? | Z danych firmy: zamówień, regulaminów, procedur i opisów produktów. Podaje, skąd wziął odpowiedź. |
| Co z trudnymi sprawami? | Trafiają do człowieka z podsumowaniem i historią, zanim klient zdąży się zdenerwować. |
| Czy klient wie, że to AI? | Tak. Mówimy o tym wprost, tak jak wymagają unijne przepisy o AI. |
Jak to wygląda w praktyce
Jak jest dziś
- Ok. 1 200 wiadomości miesięcznie, z czego większość to te same kilkanaście pytań.
- Odpowiedź zajmuje ok. 6 minut, bo trzeba sprawdzić klienta i umowę.
- Po godzinie 16 i w weekend nikt nie odpowiada.
Co robimy
- 1Zbieramy najczęstsze pytania i wzorcowe odpowiedzi zespołu.
- 2Przez 2 tygodnie AI tylko przygotowuje projekty odpowiedzi, a zespół je poprawia.
- 3Potem AI odpowiada sama na pytania o terminy, płatności i procedury.
- 4Reklamacje, rezygnacje i skargi trafiają do zespołu z podsumowaniem sprawy.
Co to daje
- Klient dostaje odpowiedź w minutę, także wieczorem i w weekend.
- Zespół zajmuje się sprawami, które naprawdę wymagają człowieka.
- Widać, o co klienci pytają najczęściej, więc łatwiej poprawić ofertę i stronę.
Wiadomości obsługiwane ręcznie
Przed: ok. 1 200 miesięcznie
Po wdrożeniu: ok. 400
Czas pierwszej odpowiedzi
Przed: od kilku godzin do 2 dni
Po wdrożeniu: kilka minut
To przykładowy scenariusz, który pokazuje typowy przebieg takiego wdrożenia. Liczby są przykładowym wyliczeniem, a nie wynikiem konkretnego klienta. Wynik w Twojej firmie mierzymy w pilotażu, porównując go z pomiarem „przed”.
Trzy sposoby, od których można zacząć
Podpowiedzi dla konsultantów
AI przygotowuje odpowiedź, konsultant ją sprawdza i wysyła. Najbezpieczniejszy start.
Automatyczne odpowiedzi w prostych sprawach
Status, terminy, procedury: sprawy, w których odpowiedź wynika wprost z danych.
Asystent na stronie
Czat, który zna ofertę i zasady firmy i przekazuje rozmowę człowiekowi, gdy trzeba.
Odpowiedzi ze źródłem
Każda odpowiedź wskazuje, z którego dokumentu firmy pochodzi.
WięcejPrzekazanie do właściwej osoby
Zgłoszenie trafia od razu do osoby, która się nim zajmie, z podsumowaniem.
Zgłoszenia ze zdjęciem
Klient przysyła zdjęcie usterki lub produktu, a system rozpoznaje sprawę.
Co odpowiada AI, a co człowiek
| Rodzaj sprawy | Kto odpowiada |
|---|---|
| Status zamówienia, termin dostawy | AI, sama, na podstawie danych z programu |
| Pytania o procedury i regulamin | AI, z podaniem źródła |
| Reklamacja, zwrot | AI przygotowuje projekt, człowiek decyduje |
| Skarga, zdenerwowany klient | Człowiek, AI daje podsumowanie sprawy |
| Sprawy nietypowe i sporne | Człowiek |
Klient musi wiedzieć, że rozmawia z AI
Od 2 sierpnia 2026 r. unijne przepisy o sztucznej inteligencji (art. 50 AI Act) wymagają, żeby osoba rozmawiająca z systemem AI była o tym poinformowana. Nasze wdrożenia mówią to jasno i zawsze dają możliwość rozmowy z człowiekiem.
Kalkulator kosztu procesu
Ile kosztuje Was ręczna obsługa zapytań?
Ustaw suwaki pod swój proces. Liczymy wyłącznie czas pracy - bez kosztów błędów, opóźnień i utraconych klientów.
Wynik dla Twojego procesu
- Czas zespołu miesięcznie
- 43 h
- Koszt miesięcznie
- 2133 zł
- Koszt rocznie - tyle kosztuje ten proces
- 25 600 zł
To szacunek kosztu obecnego procesu, nie oferta. Koszt i zwrot z wdrożenia liczymy po rozmowie, na Twoich liczbach, zanim cokolwiek zbudujemy.
FAQ
Najczęstsze pytania
Nie ma tu Twojego pytania? Napisz, odpowiemy konkretnie na Twój przypadek.
Zadaj pytanieCzy AI może zmyślać odpowiedzi?
Takie ryzyko istnieje, dlatego ograniczamy asystenta do danych firmy, każemy mu podawać źródło odpowiedzi i sprawdzamy go na stałym zestawie pytań przed uruchomieniem i po każdej zmianie. Gdy nie zna odpowiedzi, mówi o tym i przekazuje sprawę człowiekowi.
Co jeśli AI nie zna odpowiedzi na pytanie klienta?
Informuje klienta, że sprawą zajmie się pracownik, i przekazuje ją z podsumowaniem, historią i danymi zamówienia. Pytanie trafia też na listę tematów do uzupełnienia, więc z czasem takich sytuacji jest coraz mniej.
Gdzie może działać asystent?
Najczęściej zaczynamy od maili i formularza kontaktowego, bo tam jest najwięcej powtarzających się pytań. Potem dochodzi czat na stronie, wiadomości z platform sprzedażowych i komunikatory, zależnie od tego, gdzie piszą Wasi klienci.
Od czego zacząć?
Od zebrania 30-50 najczęstszych pytań i dobrych odpowiedzi na nie. Na tej podstawie budujemy prototyp, który najpierw tylko podpowiada zespołowi, a samodzielnie odpowiada dopiero w tematach, w których działa pewnie.
Czy dane mojej firmy są bezpieczne?
Tak. Zanim zaczniemy, podpisujemy umowę o przetwarzaniu danych (tzw. umowę powierzenia, której wymaga RODO). Dane domyślnie zostają w Unii Europejskiej, nie są używane do uczenia modeli AI, a dostęp mają tylko wyznaczone osoby. Każde działanie systemu jest zapisywane, a automatyzację można wyłączyć w każdej chwili.
Powiązane
E-commerce
Obsługa klienta, opisy i tłumaczenia, dane od dostawców, zwroty i reklamacje.
ZobaczBiura rachunkowe
Komplet dokumentów, przypomnienia, rozpoznawanie dokumentów, pytania klientów.
ZobaczPanda Genius
Tekst, zdjęcie lub głos → odpowiedź z tabelą, wzorem lub wykresem, z historią rozmowy.
ZobaczVoicebot AI (telefony)
Nieodebrane telefony zamienione w umówione terminy i opisane zgłoszenia.
ZobaczKontakt
Pokaż nam najczęstsze pytania Waszych klientów
Ocenimy, na ile z nich AI może odpowiadać sama i jak szybko odciąży zespół.
- 1Czytamy zgłoszenie i odpowiadamy z pytaniami doprecyzowującymi.
- 2Umawiamy 20 minut rozmowy (bezpłatnie) i oceniamy, czy AI ma tu sens.
- 3Jeśli ma: proponujemy mapę procesów albo od razu próbne uruchomienie (pilotaż).