Proces: oferty
Automatyzacja ofertowania: od zapytania klienta do gotowej oferty
Automatyzacja ofertowania wygląda tak: system czyta zapytanie z maila lub formularza, sprawdza klienta w programie do obsługi klientów (CRM), dobiera produkty lub usługi, liczy cenę według zasad firmy i przygotowuje ofertę w Waszym szablonie. Handlowiec tylko sprawdza i zatwierdza. System pilnuje też przypomnień, żeby żadna oferta nie została bez odpowiedzi.
- Pierwszy efekt zwykle po 2-4 tygodniach
- Ważne decyzje zatwierdza człowiek
- Działa w programach, których już używacie
- Dane zostają w UE
Aktualizacja:
W skrócie
| Dla kogo? | Dla firm, które przygotowują dziesiątki lub setki ofert miesięcznie: hurtownie, producenci, firmy usługowe. |
|---|---|
| Co robi system? | Czyta zapytanie, dopytuje o braki, sprawdza dane w programach firmy, liczy cenę i przygotowuje ofertę. |
| Co robi handlowiec? | Sprawdza i zatwierdza ofertę, prowadzi negocjacje, decyduje o nietypowych rabatach. |
| Ile trwa próbne uruchomienie? | Zwykle 2-4 tygodnie na jednej grupie produktów lub jednym rodzaju zapytań. |
Oferty przed i po wdrożeniu
Dziś, ręcznie
- Zapytanie czeka w skrzynce, aż handlowiec znajdzie chwilę
- Ręczne szukanie danych klienta i historii współpracy
- Sprawdzanie cen, rabatów i dostępności w kilku miejscach
- Kalkulacja w Excelu, oferta składana w Wordzie
- Wpis do CRM, jeśli ktoś o tym pamięta
- Przypomnienie zależne od pamięci handlowca
Po wdrożeniu
- System czyta zapytanie od razu i dopytuje klienta o braki
- Dane klienta i historia pobrane z programu
- Ceny, rabaty i stany pobrane według zasad firmy
- Oferta w szablonie firmy gotowa do zatwierdzenia
- Zapis w CRM i zaplanowany kolejny krok z terminem
- Przypomnienie w ustalonym terminie, z nową informacją dla klienta
Jak to wygląda w praktyce
Jak jest dziś
- Handlowcy spędzają na ofertach ok. połowę dnia.
- Jedna oferta to ok. 35 minut: klient, cennik, rabat, dostępność, dokument.
- Oferta wychodzi zwykle następnego dnia, a przypomnień nikt nie pilnuje.
Co robimy
- 1Spisujemy zasady cen i rabatów oraz zbieramy 50 wcześniejszych ofert jako wzór.
- 2System przygotowuje ofertę z zapytania w Waszym szablonie.
- 3Handlowiec dostaje powiadomienie, sprawdza i zatwierdza albo poprawia.
- 4Oferta ląduje w CRM z datą przypomnienia; po 3 dniach klient dostaje uprzejmą wiadomość.
Co to daje
- Klient dostaje ofertę w ciągu godziny, a nie następnego dnia.
- Handlowcy mają czas na telefony i spotkania zamiast na przepisywanie.
- Każda oferta ma przypomnienie, więc mniej ofert „umiera” w skrzynce klienta.
Czas przygotowania oferty
Przed: ok. 35 min
Po wdrożeniu: ok. 7 min (sprawdzenie)
Czas handlowców na oferty w miesiącu
Przed: ok. 58 godzin
Po wdrożeniu: ok. 12 godzin
Oferty z przypomnieniem na czas
Przed: część
Po wdrożeniu: wszystkie
To przykładowy scenariusz, który pokazuje typowy przebieg takiego wdrożenia. Liczby są przykładowym wyliczeniem, a nie wynikiem konkretnego klienta. Wynik w Twojej firmie mierzymy w pilotażu, porównując go z pomiarem „przed”.
Co dokładnie przejmuje system
Ocena zapytań
Sprawdza, czy zapytanie pasuje do oferty firmy i jak jest pilne.
Pytania o braki
Sam dopytuje klienta o ilości, terminy czy parametry.
Dobór i wycena
Pozycje, ceny i rabaty według zasad i cennika firmy.
Oferta w szablonie
Dokument PDF lub Word w wyglądzie firmy, z warunkami handlowymi.
Zapis w CRM
Szansa sprzedaży z wartością, etapem i historią.
Przypomnienia
Wiadomości, które wnoszą coś nowego, a nie tylko „przypominam się”.
Gdzie zawsze decyduje człowiek
- Nietypowe rabaty i warunki płatności
- Nowe produkty lub usługi spoza cennika
- Terminy realizacji i kary umowne
- Oferty powyżej ustalonej kwoty
- Najważniejsi klienci i negocjacje
- Reklamacje i spory
Kalkulator kosztu procesu
Ile kosztuje Was ręczne przygotowywanie ofert?
Ustaw suwaki pod swój proces. Liczymy wyłącznie czas pracy - bez kosztów błędów, opóźnień i utraconych klientów.
Wynik dla Twojego procesu
- Czas zespołu miesięcznie
- 47 h
- Koszt miesięcznie
- 2893 zł
- Koszt rocznie - tyle kosztuje ten proces
- 34 720 zł
To szacunek kosztu obecnego procesu, nie oferta. Koszt i zwrot z wdrożenia liczymy po rozmowie, na Twoich liczbach, zanim cokolwiek zbudujemy.
Programy, z którymi łączymy ofertowanie
Przykłady. Sposób połączenia potwierdzamy na początku współpracy.
- Pipedrive
- HubSpot
- Salesforce
- Livespace
- Comarch ERP
- Subiekt
- SAP Business One
- enova365
- Gmail
- Outlook
- szablony Word i PDF
- Excel
FAQ
Najczęstsze pytania
Nie ma tu Twojego pytania? Napisz, odpowiemy konkretnie na Twój przypadek.
Zadaj pytanieCzy system sam wyśle ofertę do klienta?
Na początku nie: przygotowuje ofertę do zatwierdzenia przez handlowca. Gdy widać, że działa dobrze, można pozwolić mu samodzielnie wysyłać proste oferty, np. dla stałych klientów i produktów z cennika. Decyzja zawsze należy do firmy.
Co z nietypowymi zapytaniami?
System rozpoznaje zapytania, które nie pasują do zasad, i przekazuje je handlowcowi z krótkim podsumowaniem i listą brakujących informacji. Klient i tak od razu dostaje wiadomość, że zapytanie jest w realizacji.
Czy trzeba mieć CRM?
Nie. Jeśli firma nie ma programu do obsługi klientów, historia ofert może być prowadzona w prostym panelu lub arkuszu, a CRM można wdrożyć później. Ważne, żeby każda oferta miała osobę odpowiedzialną, wartość i termin kolejnego kroku.
Skąd system zna nasze ceny i rabaty?
Z cennika i programu firmy oraz z zasad, które spisujemy razem z działem sprzedaży na początku. Zasady są jawne i zapisane, więc zawsze wiadomo, skąd wzięła się cena, a zmiana cennika nie wymaga przebudowy systemu.
Czy dane mojej firmy są bezpieczne?
Tak. Zanim zaczniemy, podpisujemy umowę o przetwarzaniu danych (tzw. umowę powierzenia, której wymaga RODO). Dane domyślnie zostają w Unii Europejskiej, nie są używane do uczenia modeli AI, a dostęp mają tylko wyznaczone osoby. Każde działanie systemu jest zapisywane, a automatyzację można wyłączyć w każdej chwili.
Powiązane
Hurtownie i dystrybucja
Zamówienia z maili prosto do programu, szybsze oferty, statusy i przypomnienia.
ZobaczProdukcja
Szybsze wyceny, dokumentacja, wiedza techniczna pod ręką, raporty.
ZobaczAutomatyzacja maili i CRM
Poczta uporządkowana, CRM aktualny, przypomnienia pilnowane, lista na każdy ranek.
ZobaczAgent ofertowy
Nowe zapytania → ocena dopasowania → oferta w wersji roboczej → decyzja człowieka.
ZobaczKontakt
Pokaż nam kilka ostatnich zapytań ofertowych
Sprawdzimy, jaką część ofert system może przygotować i ile czasu odzyskają handlowcy.
- 1Czytamy zgłoszenie i odpowiadamy z pytaniami doprecyzowującymi.
- 2Umawiamy 20 minut rozmowy (bezpłatnie) i oceniamy, czy AI ma tu sens.
- 3Jeśli ma: proponujemy mapę procesów albo od razu próbne uruchomienie (pilotaż).