---
title: "Automatyzacja ofertowania z AI: od zapytania do oferty | AIowi.pl"
canonical: "https://aiowi.pl/procesy/automatyzacja-ofertowania/"
type: "process"
publisher: "AIowi.pl"
date_modified: "2026-09-25"
language: "pl"
---

# Automatyzacja ofertowania: od zapytania klienta do gotowej oferty

**W skrócie:** Automatyzacja ofertowania wygląda tak: system czyta zapytanie z maila lub formularza, sprawdza klienta w programie do obsługi klientów (CRM), dobiera produkty lub usługi, liczy cenę według zasad firmy i przygotowuje ofertę w Waszym szablonie. Handlowiec tylko sprawdza i zatwierdza. System pilnuje też przypomnień, żeby żadna oferta nie została bez odpowiedzi.

## W skrócie

| Pytanie | Odpowiedź |
|---|---|
| Dla kogo? | Dla firm, które przygotowują dziesiątki lub setki ofert miesięcznie: hurtownie, producenci, firmy usługowe. |
| Co robi system? | Czyta zapytanie, dopytuje o braki, sprawdza dane w programach firmy, liczy cenę i przygotowuje ofertę. |
| Co robi handlowiec? | Sprawdza i zatwierdza ofertę, prowadzi negocjacje, decyduje o nietypowych rabatach. |
| Ile trwa próbne uruchomienie? | Zwykle 2-4 tygodnie na jednej grupie produktów lub jednym rodzaju zapytań. |

## Oferty przed i po wdrożeniu

**Dziś, ręcznie:**

- Zapytanie czeka w skrzynce, aż handlowiec znajdzie chwilę
- Ręczne szukanie danych klienta i historii współpracy
- Sprawdzanie cen, rabatów i dostępności w kilku miejscach
- Kalkulacja w Excelu, oferta składana w Wordzie
- Wpis do CRM, jeśli ktoś o tym pamięta
- Przypomnienie zależne od pamięci handlowca

**Po wdrożeniu:**

- System czyta zapytanie od razu i dopytuje klienta o braki
- Dane klienta i historia pobrane z programu
- Ceny, rabaty i stany pobrane według zasad firmy
- Oferta w szablonie firmy gotowa do zatwierdzenia
- Zapis w CRM i zaplanowany kolejny krok z terminem
- Przypomnienie w ustalonym terminie, z nową informacją dla klienta

## Jak to wygląda w praktyce

*Przykładowy scenariusz: dystrybutor sprzętu, 4 handlowców, ok. 100 zapytań miesięcznie. Liczby to przykładowe wyliczenie, nie wynik konkretnego klienta.*

**Jak jest dziś:**

- Handlowcy spędzają na ofertach ok. połowę dnia.
- Jedna oferta to ok. 35 minut: klient, cennik, rabat, dostępność, dokument.
- Oferta wychodzi zwykle następnego dnia, a przypomnień nikt nie pilnuje.

**Co robimy:**

1. Spisujemy zasady cen i rabatów oraz zbieramy 50 wcześniejszych ofert jako wzór.
2. System przygotowuje ofertę z zapytania w Waszym szablonie.
3. Handlowiec dostaje powiadomienie, sprawdza i zatwierdza albo poprawia.
4. Oferta ląduje w CRM z datą przypomnienia; po 3 dniach klient dostaje uprzejmą wiadomość.

**Co to daje:**

- Klient dostaje ofertę w ciągu godziny, a nie następnego dnia.
- Handlowcy mają czas na telefony i spotkania zamiast na przepisywanie.
- Każda oferta ma przypomnienie, więc mniej ofert „umiera” w skrzynce klienta.

| | Przed | Po |
|---|---|---|
| Czas przygotowania oferty | ok. 35 min | ok. 7 min (sprawdzenie) |
| Czas handlowców na oferty w miesiącu | ok. 58 godzin | ok. 12 godzin |
| Oferty z przypomnieniem na czas | część | wszystkie |

## Co dokładnie przejmuje system

- **Ocena zapytań**: Sprawdza, czy zapytanie pasuje do oferty firmy i jak jest pilne.
- **Pytania o braki**: Sam dopytuje klienta o ilości, terminy czy parametry.
- **Dobór i wycena**: Pozycje, ceny i rabaty według zasad i cennika firmy.
- **Oferta w szablonie**: Dokument PDF lub Word w wyglądzie firmy, z warunkami handlowymi.
- **Zapis w CRM**: Szansa sprzedaży z wartością, etapem i historią.
- **Przypomnienia**: Wiadomości, które wnoszą coś nowego, a nie tylko „przypominam się”.

## Gdzie zawsze decyduje człowiek

- Nietypowe rabaty i warunki płatności
- Nowe produkty lub usługi spoza cennika
- Terminy realizacji i kary umowne
- Oferty powyżej ustalonej kwoty
- Najważniejsi klienci i negocjacje
- Reklamacje i spory

## Ile kosztuje Was ręczne przygotowywanie ofert?

Przykład: przygotowanie oferty, 80 razy w miesiącu po 35 min przy koszcie 62 zł/h daje 47 h pracy i ok. 34 720 zł rocznie. Interaktywny kalkulator: https://aiowi.pl/kalkulator-roi-ai/

## Programy, z którymi łączymy ofertowanie

Przykłady. Sposób połączenia potwierdzamy na początku współpracy.

- Pipedrive
- HubSpot
- Salesforce
- Livespace
- Comarch ERP
- Subiekt
- SAP Business One
- enova365
- Gmail
- Outlook
- szablony Word i PDF
- Excel

## Najczęstsze pytania

### Czy system sam wyśle ofertę do klienta?

Na początku nie: przygotowuje ofertę do zatwierdzenia przez handlowca. Gdy widać, że działa dobrze, można pozwolić mu samodzielnie wysyłać proste oferty, np. dla stałych klientów i produktów z cennika. Decyzja zawsze należy do firmy.

### Co z nietypowymi zapytaniami?

System rozpoznaje zapytania, które nie pasują do zasad, i przekazuje je handlowcowi z krótkim podsumowaniem i listą brakujących informacji. Klient i tak od razu dostaje wiadomość, że zapytanie jest w realizacji.

### Czy trzeba mieć CRM?

Nie. Jeśli firma nie ma programu do obsługi klientów, historia ofert może być prowadzona w prostym panelu lub arkuszu, a CRM można wdrożyć później. Ważne, żeby każda oferta miała osobę odpowiedzialną, wartość i termin kolejnego kroku.

### Skąd system zna nasze ceny i rabaty?

Z cennika i programu firmy oraz z zasad, które spisujemy razem z działem sprzedaży na początku. Zasady są jawne i zapisane, więc zawsze wiadomo, skąd wzięła się cena, a zmiana cennika nie wymaga przebudowy systemu.

### Czy dane mojej firmy są bezpieczne?

Tak. Zanim zaczniemy, podpisujemy umowę o przetwarzaniu danych (tzw. umowę powierzenia, której wymaga RODO). Dane domyślnie zostają w Unii Europejskiej, nie są używane do uczenia modeli AI, a dostęp mają tylko wyznaczone osoby. Każde działanie systemu jest zapisywane, a automatyzację można wyłączyć w każdej chwili.

## Kontakt

Formularz: https://aiowi.pl/kontakt/ · E-mail: kontakt@aiowi.pl

---

Źródło: https://aiowi.pl/procesy/automatyzacja-ofertowania/ · AIowi.pl (PR MANAGEMENT POLSKA sp. z o.o.) · kontakt@aiowi.pl