---
title: "AI dla hurtowni i dystrybucji: automatyzacja ofert i zamówień | AIowi.pl"
canonical: "https://aiowi.pl/branze/hurtownie-dystrybucja/"
type: "industry"
publisher: "AIowi.pl"
date_modified: "2026-09-25"
language: "pl"
---

# AI dla hurtowni i dystrybutorów: zapytania, oferty i zamówienia bez przepisywania

**W skrócie:** W hurtowni najwięcej czasu zabierają zapytania ofertowe, zamówienia przysyłane mailem w różnej formie, sprawdzanie cen i stanów oraz odpowiedzi na pytania „kiedy dostawa?”. AI może przeczytać zapytanie lub zamówienie, dopasować pozycje do Waszej kartoteki, sprawdzić ceny i stany w programie (np. Subiekcie czy Comarchu), przygotować ofertę lub dokument i dać handlowcowi do zatwierdzenia.

## W skrócie

| Pytanie | Odpowiedź |
|---|---|
| Co przejmuje AI? | Czytanie zapytań i zamówień, dopasowanie pozycji do kartoteki, sprawdzenie cen i stanów, przygotowanie oferty lub dokumentu, przypomnienia. |
| Z jakimi programami? | Z programem sprzedażowo-magazynowym (np. Comarch, Subiekt, Symfonia, enova365, SAP Business One), pocztą i plikami Excel lub PDF. |
| Kto zatwierdza? | Handlowiec. Pozycje, których system nie jest pewny, są podświetlone do sprawdzenia. |
| Od czego zacząć? | Od 20-50 prawdziwych zapytań lub zamówień z ostatniego miesiąca. |

## Znasz te sytuacje?

- **Zamówienia w każdej możliwej formie**: Treść maila, PDF, zdjęcie kartki, arkusz Excel. Każde trzeba przeczytać i przepisać.
- **Ceny i stany w kilku miejscach**: Handlowiec sprawdza cennik, rabaty klienta i stany magazynowe, zanim cokolwiek odpowie.
- **Przepisywanie do programu**: Pozycje wpisywane ręcznie, z ryzykiem pomyłki w numerze produktu albo ilości.
- **Klienci dzwonią o status**: Pytania „kiedy dostawa?” i „czy jest na stanie?” zabierają czas działu handlowego.
- **Oferta po kilku godzinach**: Klient, który czeka zbyt długo, kupuje u konkurencji, która odpowiedziała szybciej.
- **Oferty bez przypomnienia**: Wysłane oferty zostają bez odpowiedzi, bo nikt nie ma czasu do nich wrócić.

## Co może przejąć AI w hurtowni

- **Oferty**: Od zapytania do oferty z cenami i rabatami klienta, gotowej do zatwierdzenia. ([więcej](https://aiowi.pl/procesy/automatyzacja-ofertowania/))
- **Zamówienia z maila do programu**: Odczyt pozycji, dopasowanie do kartoteki (także zamienników i nazw klienta), dokument w programie.
- **Pytania o status i dostępność**: Odpowiedzi o terminach i stanach na podstawie danych z programu i przewoźników. ([więcej](https://aiowi.pl/procesy/ai-w-obsludze-klienta/))
- **Przypomnienia o ofertach**: Przypomnienia, które wnoszą coś nowego, i lista ofert czekających na decyzję. ([więcej](https://aiowi.pl/procesy/automatyzacja-maili-i-crm/))
- **Kartoteka i opisy produktów**: Porządkowanie nazw, parametrów i opisów z plików od dostawców.
- **Raporty sprzedaży**: Sprzedaż, marża i aktywność handlowców z kilku programów, bez sklejania arkuszy. ([więcej](https://aiowi.pl/procesy/automatyczne-raportowanie/))

## Krok po kroku: zamówienie z maila do programu

Tak wygląda jedna z czynności, którą hurtownie oddają AI najczęściej.

1. **Przychodzi zamówienie**: W treści maila, w PDF albo w Excelu, w formacie klienta.
2. **System odczytuje pozycje**: Produkty, ilości, terminy i adres dostawy.
3. **Dopasowanie do kartoteki**: Także nazwy klienta, skróty i zamienniki. Niepewne pozycje są oznaczone.
4. **Ceny i stany z programu**: Rabaty klienta, dostępność, terminy realizacji.
5. **Handlowiec zatwierdza** (decyzja człowieka): Sprawdza tylko podświetlone pozycje i klika „zatwierdź”.
6. **Dokument w programie**: Zamówienie trafia do systemu, klient dostaje potwierdzenie.
7. **Lista poprawek**: Co handlowiec poprawił i dlaczego, żeby system za każdym razem mylił się rzadziej.

## Jak to wygląda w praktyce

*Przykładowy scenariusz: hurtownia materiałów instalacyjnych, 35 osób, 3 osoby w dziale zamówień. Liczby to przykładowe wyliczenie, nie wynik konkretnego klienta.*

**Jak jest dziś:**

- Ok. 450 zamówień miesięcznie przychodzi mailem: w treści, w PDF i w Excelu.
- Każde zamówienie ktoś przepisuje do Subiekta, średnio 9 minut na zamówienie.
- Kilka razy w miesiącu zdarza się pomyłka w numerze produktu i reklamacja.
- Handlowcy nie mają czasu dzwonić do klientów w sprawie wysłanych ofert.

**Co robimy:**

1. Zbieramy 50 prawdziwych zamówień i sprawdzamy, jak dobrze system je odczytuje.
2. System uczy się nazw, których używają klienci, na podstawie historii zamówień.
3. Zamówienia trafiają do programu jako dokumenty do zatwierdzenia.
4. Handlowiec sprawdza tylko pozycje zaznaczone jako niepewne.
5. Po 3 tygodniach porównujemy czas i liczbę pomyłek z pomiarem „przed”.

**Co to daje:**

- Dział zamówień sprawdza dokumenty zamiast je przepisywać.
- Mniej pomyłek, bo nikt nie przepisuje numerów produktów i ilości ręcznie.
- Odzyskany czas idzie na telefony do klientów w sprawie ofert.

| | Przed | Po |
|---|---|---|
| Czas obsługi jednego zamówienia | ok. 9 min | ok. 2 min (sprawdzenie) |
| Praca działu zamówień w miesiącu | ok. 68 godzin | ok. 15 godzin |
| Odzyskany czas w miesiącu | - | ok. 53 godziny |

## Ile kosztuje Was ręczne przepisywanie zamówień?

Przykład: przepisanie zamówienia z maila, 400 razy w miesiącu po 9 min przy koszcie 55 zł/h daje 60 h pracy i ok. 39 600 zł rocznie. Interaktywny kalkulator: https://aiowi.pl/kalkulator-roi-ai/

## Programy, z którymi pracujemy w hurtowniach

Przykłady. Sposób połączenia z Waszym programem potwierdzamy na początku współpracy.

- Comarch ERP Optima i XL
- InsERT Subiekt i nexo
- Symfonia
- enova365
- SAP Business One
- BaseLinker
- platformy B2B
- Excel i CSV
- Gmail
- Microsoft 365 i Outlook

## Po czym poznamy, że to działa

- **Czas od zapytania do oferty**: Jak szybko klient dostaje odpowiedź z ceną.
- **Minuty na zamówienie**: Czas obsługi jednego zamówienia razem ze sprawdzeniem przez handlowca.
- **Pozycje dopasowane bez poprawek**: Ile pozycji system rozpoznaje sam, bez ręcznej korekty.
- **Pomyłki w zamówieniach**: Błędy w numerach produktów i ilościach przed i po wdrożeniu.
- **Przypomnienia na czas**: Ile ofert dostało przypomnienie w ustalonym terminie.
- **Zamówienia na osobę**: Ile zamówień obsługuje jedna osoba bez nadgodzin.

## Bezpieczeństwo i kontrola

- **Dane pod kontrolą**: Jasne zasady, gdzie są dane firmy i kto ma do nich dostęp.
- **Uprawnienia**: Każdy widzi i robi dokładnie tyle, ile powinien.
- **Historia działań**: Każde działanie i każda decyzja systemu są zapisane.
- **Zatwierdza człowiek**: Ważne decyzje zawsze należą do pracownika.
- **Wyłącznik**: System można zatrzymać w każdej chwili.
- **Kopie i plan awaryjny**: Praca firmy nie stanie, nawet gdy coś pójdzie nie tak.

## Pytania hurtowni i dystrybutorów

### Czy AI poradzi sobie z zamówieniami w różnej formie?

Tak, to jej największa przewaga nad zwykłą automatyzacją. System czyta treść maila, tabelę w PDF czy arkusz Excel i układa wszystko w jeden wzór. Zanim zaczniemy, sprawdzamy to na próbce Waszych prawdziwych zamówień.

### Co jeśli klienci używają własnych nazw produktów?

System uczy się ich z historii zamówień i kartoteki: nazw klientów, skrótów i zamienników. Pozycje, których nie jest pewny, podświetla handlowcowi, a każda poprawka pomaga przy kolejnych zamówieniach.

### Czy system sam wyśle ofertę lub potwierdzenie do klienta?

Na początku przygotowuje dokument do zatwierdzenia przez handlowca. Gdy widać, że działa dobrze, można pozwolić mu samodzielnie wysyłać proste przypadki, np. potwierdzenia zamówień, w których wszystkie pozycje są rozpoznane na pewno.

### Z jakim programem się łączycie?

Z tym, który już macie. Zależnie od programu korzystamy z bezpośredniego połączenia (API), importu dokumentów albo wymiany plików. Sposób i jego ograniczenia potwierdzamy na początku, zanim zaczniemy pilotaż.

### Czy dane mojej firmy są bezpieczne?

Tak. Zanim zaczniemy, podpisujemy umowę o przetwarzaniu danych (tzw. umowę powierzenia, której wymaga RODO). Dane domyślnie zostają w Unii Europejskiej, nie są używane do uczenia modeli AI, a dostęp mają tylko wyznaczone osoby. Każde działanie systemu jest zapisywane, a automatyzację można wyłączyć w każdej chwili.

## Kontakt

Formularz: https://aiowi.pl/kontakt/ · E-mail: kontakt@aiowi.pl

---

Źródło: https://aiowi.pl/branze/hurtownie-dystrybucja/ · AIowi.pl (PR MANAGEMENT POLSKA sp. z o.o.) · kontakt@aiowi.pl